Comment archiver des e-mails dans Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Plus vous utilisez votre boîte aux lettres Microsoft Outlook, plus votre boîte aux lettres se développe. Si vous y pensez, c'est assez similaire à la façon dont les papiers ont tendance à s'empiler sur votre bureau. Mais que pouvez-vous faire lorsque la pile devient si grande qu'elle doit être traitée? Eh bien, dans la vraie vie, vous pouvez prendre le temps de trier chaque document et de stocker les papiers qui sont importants tout en jetant les moins importants. Heureusement, vous pouvez recréer le même processus dans Outlook.

Sans exception, chaque version d'Outlook prend en charge l'archivage. De plus, vous avez plusieurs choix pour archiver vos éléments dans Outlook. Le moyen le plus pratique consiste à utiliser l'archivage automatique pour gérer les messages, les rendez-vous et les tâches plus anciens. Une autre façon de procéder consiste à utiliser l'archivage manuel pour déplacer les messages vers un dossier spécifique. Mais le moyen le plus rapide est d'utiliser le Archiver bouton situé dans le Fichier Menu.

N'oubliez pas qu'Outlook conserve un dossier par défaut à des fins d'archivage qui ne peut pas être supprimé. L'archivage de vos e-mails vous aidera à garder une boutique propre, ce qui facilitera la recherche d'e-mails plus anciens tout en gardant votre boîte de réception épurée.

Vous trouverez ci-dessous une série de guides qui vous guideront à travers l'archivage des éléments dans Outlook de toutes les manières possibles. Commençons!

Méthode 1: archiver manuellement les messages en une seule action

Cette méthode est le moyen le plus rapide de déplacer un ou plusieurs messages vers le dossier Archive. Ces fichiers archivés resteront accessibles via le champ de recherche ou en naviguant manuellement vers le Archiver dossier. Les éléments archivés peuvent également être consultés sur les appareils mobiles en visitant le Archiver dossier. Voici un guide rapide sur l'archivage manuel des éléments dans Outlook 2016:

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez un ou plusieurs messages dans votre Boîte de réception ou tout autre dossier.
2. Clique le Archiver icône à l'intérieur du Effacer groupe. L'icône d'archive n'est visible qu'à l'intérieur du ruban dans Outlook 2016.
   Remarque: Vous pouvez également frapper le Touche de retour arrière pour obtenir le même résultat.
3. Vous devriez pouvoir trouver vos messages dans le les archives dossier.
   Remarque: Le dossier Archive est automatiquement créé même si vous ne l'avez jamais utilisé auparavant. Si vous ne voyez pas le dossier Archive, accédez à Fichier> Compte Office> Options de mise à jour et cliquez sur Mettez à jour maintenant .

Méthode 2: utilisation de la fonction d'archivage automatique

Outlook dispose d'une fonctionnalité automatique capable d'archiver des éléments appelée Archivage automatique. Cette fonction peut être programmée pour archiver des éléments à intervalles réguliers. Toutes les versions d'Outlook prennent en charge l'archivage. La différence est que l'archivage automatique est désactivé par défaut dans Outlook 2010 et versions ultérieures.

Après Archive automatique est activée, les utilisateurs peuvent définir les propriétés de chaque dossier qu'ils souhaitent archiver. Gardez à l'esprit que lorsque vous archivez un e-mail, il sera déplacé dans un autre fichier PST et ne sera plus disponible dans le fichier PST principal. Voici un guide rapide sur l'activation et l'utilisation de l'archivage automatique:

Comment activer et configurer l'archivage automatique

1. Tourner Archive automatique sur, accédez à Fichier> Options . Une fois que vous êtes dans Outlook Réglages , clique le Avancée pour le faire avancer, puis cliquez sur Paramètres d'archivage automatique .
   Remarque: Dans Outlook 2007 et versions antérieures, vous pouvez trouver le Archive automatique paramètres dans Outils> Options> Autre .
2. Si tout est grisé, vous devez cocher la case à côté de Exécuter l'archivage automatique afin d'activer Archive automatique.
   
3. Il est maintenant temps de configurer le comportement de l'archivage automatique. Commencez par choisir la fréquence d'exécution de l'archivage automatique. La valeur par défaut est de 14 jours, mais si vous voulez le garder propre, réglez-le entre 2 et 6.
   
4. Si vous souhaitez être averti avant le démarrage de l'archivage automatique, cochez la case en regard de Demander avant l'exécution de l'archivage automatique . C'est une bonne idée d'activer cette option car l'archivage automatique peut potentiellement interférer avec votre travail.
   
5. Pour éviter de remplir vos archives d'e-mails inutiles, c'est une bonne idée de quitter Supprimer l'e-mail expiré coché . Si vous désactivez Archiver ou supprimer d'anciens éléments, seuls les messages expirés seront complètement supprimés.
   
6. Si vous souhaitez que votre dossier d'archive soit visible dans Outlook, vous devez activer Afficher le dossier d'archive dans la liste des dossiers.
   
7. Définissez maintenant les paramètres de dossier par défaut pour l'archivage.
8. Ensuite, activez la bascule à côté de Déplacer les anciens éléments vers et cliquez Feuilleter pour définir le chemin vers l'emplacement où vous souhaitez que vos éléments soient archivés. Frappé D'accord pour confirmer vos paramètres.
   

Une fois que vous avez activé et configuré l'archivage automatique, il effectuera automatiquement son travail en temps voulu. Vous pouvez confirmer que cela fonctionne en vérifiant si le Les archives le dossier est en cours de remplissage.

Configuration des propriétés d'archivage automatique pour des dossiers individuels

Une fois la configuration de la fonction d'archivage automatique terminée, vous pouvez ajouter une couche de contrôle supplémentaire en définissant des propriétés spécifiques pour chacun de vos dossiers. C'est une pratique courante pour les dossiers tels que Les éléments supprimés ou Spam pour utiliser des propriétés d'archivage automatique différentes de celles de votre dossier de messagerie principal.
Remarque: Si vous ne définissez pas de paramètres d’archivage automatique individuels pour un dossier, il utilisera automatiquement les paramètres d’archivage automatique globaux configurés ci-dessus.

Voici un guide rapide sur la définition des propriétés d'archivage automatique individuelles dans un dossier:

1. Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez traiter préférentiellement et cliquez sur Propriétés.
   
2. Clique le Archive automatique onglet pour le faire avancer. Ici, vous avez une sélection de paramètres qui s'appliqueront uniquement à ce dossier.
   
3. Vous pouvez désactiver l'archivage automatique pour ce dossier en cliquant sur Ne pas archiver les éléments de ce dossier .
   
4. Pour remplacer les paramètres globaux d'archivage automatique, cliquez sur Archiver ce dossier en utilisant ces paramètres et effectuez vos modifications ci-dessous. Cliquez sur Appliquer pour confirmer vos paramètres.
   Remarque: Gardez à l'esprit que ces paramètres ne s'appliqueront à aucun des sous-dossiers de ce dossier particulier. Vous devrez modifier chacun d'eux.

Méthode 3: archiver manuellement les e-mails à l'aide des outils de nettoyage

Si vous n'êtes pas un grand fan de l'automatisation, il existe une solution intermédiaire qui vous permettra d'archiver en masse avec encore plus de contrôle. Avec cette méthode, vous pouvez archiver un dossier entier avec ses sous-dossiers. Si vous ne souhaitez pas attendre le lancement de l'archivage automatique, vous pouvez le faire vous-même et choisir où vous souhaitez les enregistrer. Voici ce que vous devez faire:

1. Clique le Fichier onglet, puis allez à Info et développez le menu déroulant de Outils de nettoyage. Sélectionner Archiver dans le menu déroulant.
   
2. Sélectionner Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers et cliquez sur le dossier que vous souhaitez archiver.
   
3. Si vous souhaitez que toutes vos données Outlook soient archivées, cliquez sur votre adresse e-mail en haut de la liste.
   
4. Utilisez le menu déroulant à côté de Archiver les éléments antérieurs à pour sélectionner la dernière date pour les éléments à archiver. Tous les éléments antérieurs à la date que vous avez définie dans ce menu seront archivés.
   
5. Vous pouvez archiver des éléments qui étaient auparavant exclus de l'archivage automatique en cochant la case en regard de Inclure les éléments avec l'archivage automatique .
   
6. Utilisez le Feuilleter pour définir le chemin où vous souhaitez enregistrer votre archive PST. Cliquez sur D'accord pour lancer le processus.
   

Vous remarquerez sous peu que certains e-mails seront déplacés de vos dossiers par défaut vers le fichier pst archivé.
Remarque: Le fichier archivé doit devenir accessible dans Outlook en tant que dossier. Si, pour une raison quelconque, il ne va pas à Fichier et cliquez Ouvrir et exporter . Ensuite, cliquez sur Ouvrez le fichier de données Outlook , accédez à l'emplacement de votre archive et appuyez sur D'accord .