Excel est un logiciel extrêmement précieux qui fournit de nombreuses solutions souvent utilisées et créées pour d'autres applications logicielles. De nombreuses solutions seront créées dans Excel puis transférées vers d'autres applications ou envoyées ailleurs. Souvent, les solutions que vous créez dans Excel devront être extraites et utilisées dans un autre format.
Disons que vous devez créer un tableau et l'envoyer à quelqu'un dans un e-mail. Vous pouvez essayer de le faire dans Outlook; il faudrait cependant un peu plus de temps pour le formater pour s'assurer qu'il a l'air correct. Ainsi, lorsque vous pensez à un tableau, vous envisagez probablement Excel. Regardez le tableau ci-dessous créé dans Excel. Cela a été copié à partir d'Excel et collé directement dans cet article à l'aide de votre opération de collage standard.
Sans voir le tableau Excel d'origine, vous pourriez penser que cela ne semble pas trop mal. Ce que vous ne voyez pas, c'est que les valeurs des cellules sont censées être centrées verticalement et horizontalement. La colonne des coûts semble également légèrement fausse; en fait, je suis à peu près sûr que c'est maintenant ainsi que nous désignons la devise (au-dessus du montant). Alors, à quoi ressemble réellement le tableau?
Cela semble un peu mieux à mon avis. Cette solution peut cependant ne pas fonctionner pour ce dont vous avez besoin. Nous allons décrire brièvement les différentes solutions pour coller et résoudre les données d'Excel dans d'autres solutions.
Comment résoudre les problèmes de formatage lors de la copie à partir d'Excel
En utilisant les mêmes exemples que ci-dessus, voyons quelles solutions nous avons pour cela. Premièrement, quelles sont nos options lorsque nous collons des données?
De gauche à droite, nous avons:
Conserver le formatage source
Conserver le formatage source est votre option de collage par défaut. Habituellement, cela fonctionnera comme prévu, mais cela dépend de la façon dont les données sont formatées à partir de la source. Dans cet exemple, la mise en forme source inclut le style 'Comptabilité' qui n'est pas reconnu par Outlook et de nombreuses autres applications. Changer le style en 'Devise' vous permettrait de coller en utilisant Conserver la mise en forme source et cela serait mieux.
Utiliser les styles de destination
Si vous souhaitez utiliser une mise en forme similaire à un autre texte dans la destination, utilisez cette option de collage. Il conservera toujours la mise en forme générale comme le gras et l'italique, mais utilisera les styles de destination tels que le style et la taille de la police.
Lier et conserver le formatage de la source
Cela conservera le formatage source tel quel et gardera le tableau lié à sa source d'origine. Il existe des fonctionnalités supplémentaires pour cela, mais cela permet à la personne à qui vous envoyez des données de cliquer sur «Mettre à jour le lien» en faisant un clic droit sur le tableau et de recevoir des mises à jour. Ceci devrait bien sûr être configuré correctement pour fonctionner comme décrit.
Lier et utiliser les styles de destination
Lier et utiliser les styles de destination fonctionne de la même manière que Lier et conserver la mise en forme source, sauf que cela utilisera la mise en forme de destination. Des éléments tels que la couleur ne sont pas mis à jour après la copie initiale, mais les modifications de texte apportées aux données seront mises à jour.
Image
L'image peut être utile si vous souhaitez simplement afficher les données et que vous n'avez plus besoin de formater, de modifier ou de recevoir des mises à jour. Le collage en tant qu'image garantira que l'image est identique à la source. Mais votre parti ne pourra pas le modifier, alors assurez-vous que cela s'applique à votre solution.
Conserver uniquement le texte
Conserver le texte uniquement affichera le tableau tel quel, mais sous forme de texte. Il n'y aura pas de tableau formaté présent ni de formatage autre que vos styles de formatage de destination tels que la taille et le style de police.
Il existe bien sûr d'autres façons d'utiliser les styles de collage ci-dessus et de modifier le résultat pour qu'il ressemble à ce que vous voulez. Un exemple rapide; en modifiant légèrement la largeur de la colonne «Coût» dans Outlook à l'aide du style de collage Conserver la mise en forme de la source, la mise en forme semble désormais correcte et conserve le format de comptabilité défini sur la colonne de coût.
La meilleure façon d'apprendre est de jouer avec les styles de collage ci-dessus et de voir comment ils correspondent le mieux à vos besoins.
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