Comment retarder ou planifier l'envoi de messages électroniques dans Outlook

Avez-vous déjà eu un 'Oh, non!' instant immédiatement après avoir frappé le Envoyer bouton sur un e-mail? Je sais que j'ai. L'e-mail partira immédiatement dans la boîte de réception du destinataire et vous ne pourrez rien y faire. Et quel que soit le nombre d'erreurs de grammaire que vous avez repérées, il n'y a aucun moyen de les reprendre.

Heureusement pour nous, Microsoft Outlook est un client de messagerie solide avec une liste de fonctionnalités impressionnantes. Avec les bons réglages ici et là, nous pouvons nous donner une petite marge de manœuvre pour apporter les corrections nécessaires même après avoir cliqué sur le bouton Envoyer.

Savoir retarder l'envoi de vos e-mails peut s'avérer extrêmement important. Supposons que vous échangiez des e-mails avec un client potentiel qui vit dans un fuseau horaire totalement différent du vôtre. Il serait préférable que les notifications de votre e-mail ne le réveillent pas à 3 heures du matin. Vous pouvez le faire de manière intelligente et planifier l'envoi de l'e-mail à un moment où cette personne est disponible.

Dans cet article, nous allons présenter quelques méthodes qui vous aideront à envoyer des messages ultérieurement. Vous trouverez ci-dessous des instructions étape par étape pour retarder l'envoi d'un seul e-mail dans Outlook (Méthode 1) . Si vous souhaitez retarder chaque e-mail que vous envoyez, il est conseillé de configurer une règle qui s'exécutera automatiquement en arrière-plan et retardera l'envoi (Méthode 2) .

Quelle que soit la méthode que vous finissez par suivre, ne réagissez pas de manière excessive avec le report de vos messages. N'oubliez pas que certaines versions d'Outlook et certains clients de messagerie utilisent la date d'envoi d'origine lors de la commande de la liste de diffusion. Ainsi, le destinataire peut manquer vos e-mails si vous les retardez trop longtemps. Oh et n'oubliez pas de tester correctement avant de vous fier à l'une des méthodes ci-dessous pour quelque chose d'important. Commençons.

Méthode 1: comment retarder la remise d'un message dans Outlook

Si vous ne pensez pas que vous retarderez les messages aussi souvent, retarder un seul message est beaucoup plus pratique. Le guide suivant fonctionnera sur Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010. Si vous utilisez Outlook 2007, reportez-vous au Remarque paragraphes sous chaque étape pour les chemins Outlook 2007 exacts.

Immédiatement après avoir rempli votre e-mail, ne cliquez pas sur le bouton Envoyer bouton. Suivez plutôt les instructions ci-dessous:

1. Après avoir rédigé votre message, cliquez sur le bouton Options onglet et accédez à Retard de livraison .
   Remarque: Dans Outlook 2007, accédez à Options> Plus d'options et cliquez sur Délai de livraison .
2. Maintenant sous Offrir des options , activez le Ne pas livrer avant case à cocher. Ensuite, cliquez sur les menus déroulants de date et d'heure pour sélectionner les valeurs appropriées.
   Remarque: Sur Outlook 2007, cliquez sur Options de message pour accéder au menu dans lequel vous pouvez sélectionner la date et l'heure de livraison.
3. Vous pouvez maintenant cliquer en toute sécurité Envoyer . le message restera dans votre boîte d'envoi jusqu'à ce que l'heure de livraison soit atteinte.

Si vous décidez d'envoyer votre message plus tôt que la date précédemment définie, voici ce que vous devez faire:

1. Développez le dossier Outlook et cliquez sur le message que vous avez précédemment retardé.
2. Aller à Options et cliquez sur Retard de livraison .
   Remarque: Dans Outlook 2007, accédez à Options> Plus d'options et cliquez sur Retard de livraison .
3. Décochez simplement la case à côté de Ne livrez pas avant.
4. Fermez la fenêtre des paramètres et appuyez sur Envoyer .

Méthode 2: retarder tous les messages électroniques avec une règle

Si vous souhaitez vous donner une marge de manœuvre après avoir appuyé sur le bouton Envoyer, cette méthode résoudra votre problème. Vous pouvez retarder l'envoi de tous vos e-mails d'un certain nombre de minutes en appliquant une règle dans Outlook. Cependant, vous ne pouvez pas les reporter de plus de 120 minutes, mais je pense que c'est plus que suffisant. Voici ce que vous devez faire:

1. Dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez sur le bouton Fichier languette.
   Remarque: Dans Outlook 2007, ouvrez le Outils menu puis cliquez sur Règles et Alertes .
2. Ensuite, trouvez et cliquez sur Gérez les règles et les alertes.
   
3. Peu de temps après, vous devriez voir apparaître une boîte de dialogue Règles et alertes. Cliquer sur Règles de messagerie onglet pour le développer.
4. Cliquer sur Nouvelle règle .
5. Quand vous voyez le Règles boîte de dialogue, cliquez sur Appliquer des règles aux messages que j'envoie (en dessous de Partir d'une règle vierge ). Frappé Prochain pour aller plus loin.
   
6. Vous verrez maintenant une liste de conditions que vous pouvez appliquer. Si vous souhaitez que la règle s'applique à tous les e-mails que vous envoyez, ne sélectionnez aucune des conditions et cliquez sur Prochain .
   
7. Vous devrez cliquer Oui à la fenêtre de confirmation suivante.
8. Maintenant, dans la liste d'actions suivante, cochez la case à côté de reporter la livraison de quelques minutes. Ensuite, cliquez sur le ' un nombre de »À l'étape et entrez le nombre de minutes pour retarder la livraison de tous vos e-mails. Vous pouvez insérer les valeurs manuellement ou utiliser les flèches haut et bas pour ajuster la valeur. Frappé D'accord lorsque vous avez terminé.
   
9. Lorsque vous êtes satisfait de la règle que vous avez créée, appuyez sur le bouton Prochain bouton.
10. Un autre lot de règles d'exception vous sera présenté. Encore une fois, si vous souhaitez que la règle s'applique à tous les e-mails, appuyez sur Prochain sans cocher aucune case.
    
11. Maintenant, sur l'écran final de l'assistant de règle, entrez un nom pour la règle fraîchement créée. Assurez-vous que la case à côté de Activez cette règle est activé et frappé terminer .
    
12. Vous pouvez revenir au Règles et alertes fenêtre et cliquez sur Règles de messagerie . Confirmez que la règle que vous avez créée précédemment est en place en vous assurant que la case à côté est cochée. Frappé Appliquer pour terminer le processus.
    

Remarque: Gardez à l'esprit que la règle précédemment configurée ne sera pas appliquée si Outlook est fermé. Dans cet esprit, si vous souhaitez vous assurer que vos e-mails sont livrés après le délai, assurez-vous de laisser Outlook ouvert.

Emballer

Peu importe la méthode que vous avez utilisée, n'oubliez pas de la tester correctement avant de vous y fier pour quelque chose d'important. Il est important de vérifier si votre fournisseur de services de messagerie utilise l'heure à laquelle vous avez cliqué initialement Envoyer ou l'heure à laquelle Outlook envoie réellement le message après le délai.

Bien que j'ai attiré votre attention, vous devez savoir qu'il existe de nombreux compléments qui vous aideront à retarder les messages électroniques. Envoyer plus tard, Planificateur d'e-mails et SetDeliveryTime sont toutes de bonnes alternatives gratuites. Mais si vous ne souhaitez pas accéder à davantage d'options de personnalisation, l'utilisation des moyens natifs de retarder les e-mails dans Outlook devrait être plus que suffisante.